Переход на электронные трудовые книжки с 2021 года: ответы на частые вопросы
Переход на электронные трудовые книжки с 2021 года: ответы на частые вопросы
Трудовые книжки тех, кто впервые устраивается на работу с 2021 года, будут вестись только в электронном виде. Те, кто работают, в течение 2020 года могут сделать выбор - продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. И у работодателей, и у работников возникает множество вопросов, связанных с таким переходом. В этой статье мы постарались ответить на наиболее частые вопросы, касающиеся электронных трудовых книжек.
Когда сотрудники должны направить работодателю заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки?
Письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на ее электронный формат сотрудники должны направить своему работодателю до 31.12.2020 включительно (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, далее - Закон N 439-ФЗ).
При этом работодатель должен письменно уведомить всех работников о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК), хотя законодательство прямо не устанавливает такого требования. Минтруд России в письме от 12.08.2020 N 14-2/ООГ-12933 пояснил, что заявление о выбранном способе ведения трудовой книжки подается работником после выдачи работодателем соответствующего уведомления. Это позволит избежать возможных претензий к работодателю как со стороны самих работников, так и со стороны проверяющих ГИТ.
Что грозит работодателю, если его сотрудники не подадут заявления о выборе варианта ведения трудовой книжки?
Подача сотрудниками письменного заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на ее электронный вариант носит добровольный характер. Работодатель не вправе заставить своих работников написать и представить такое заявление.
Законодательством не предусмотрено никакой ответственности для тех работодателей, чьи работники в течение 2020 года не подадут заявления о выборе варианта трудовой книжки. Если работники не представят такого заявления, работодатель обязан дальше вести и хранить их бумажные трудовые книжки (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
Когда нужно уведомить работников о переходе на электронную трудовую книжку?
В соответствии с частью 1 статьи 2 Закона N 439-ФЗ работодатели должны были проинформировать всех своих работников об изменениях в трудовом законодательстве и переходе на электронные трудовые книжки до 30.06.2020. Но из-за коронавируса и перехода отечественных компаний на удаленный режим работы, уведомление сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки было перенесено на более поздний срок (Постановление Правительства РФ от 19.06.2020 N 887).
По новым правилам работодатели должны уведомить сотрудников о праве выбрать форму ведения трудовой книжки до 31.10.2020 включительно.
Что будет работодателю, который не уведомит работников о переходе на электронные трудовые книжки?
Отдельного штрафа для работодателей, не уведомивших работников о переходе на электронные трудовые книжки, законодательство не предусматривает. Однако отсутствие письменного уведомления может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и трудовых прав сотрудников.
Штрафы за данное нарушение назначаются в размере от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц организаций и ИП и от 30 000 до 50 000 руб. - для организаций. Повторное нарушение грозит должностным лицам организаций и ИП штрафами в размере от 10 000 до 20 000 руб., а организациям - от 50 000 до 70 000 руб. Кроме того, должностные лица организации, ответственные за уведомление работников, могут быть дисквалифицированы на срок от 1 года до 3 лет.
Когда прекращается обязанность работодателей по оформлению и ведению бумажных трудовых книжек?
Соответствующая обязанность прекращается после подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку. В этих случаях работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки сотруднику и в дальнейшем освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. Кроме того, в отношении сотрудников, впервые поступающих на работу после 31.12.2020, будут вестись исключительно электронные трудовые книжки. Бумажные трудовые книжки на них оформлять уже не будут, причем независимо от желания самих работников (ч. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
Должен ли работодатель в 2020 году оформлять своим сотрудникам бумажные трудовые книжки?
Да, должен. Работодатель ведет бумажные трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Работодатели заводят бумажные трудовые книжки на всех сотрудников, которые трудоустраиваются впервые.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель также обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую бумажную трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).
Исключение из этого правила составляют работодатели-физлица, не являющиеся ИП. Такие работодатели не имеют права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст. 309 ТК РФ).
Какие неблагоприятные последствия ожидают сотрудников, которые не заявят о выборе варианта ведения трудовой книжки?
Работникам, которые до конца 2020 года не заявят о выборе формы трудовой книжки, работодатели продолжат вести бумажные трудовые книжки наряду с подачей в ПФР сведений по форме СЗВ-ТД. Но это касается только тех работодателей, с которыми сотрудники состояли в трудовых отношениях в период 2020 года.
При трудоустройстве к новому работодателю после 31.12.2020 сотрудники, не подавшие заявления, не смогут рассчитывать на сохранение бумажной трудовой книжки. Сведения об их трудовой деятельности будут вестись новыми работодателями в электронной форме (письмо Минтруда России от 10.02.2020 N 14-2/В-136).
В каком порядке осуществляется перевод работников на электронные трудовые книжки?
Порядок перевода работников на электронные трудовые книжки Минтруд России разъяснил в письме от 12.08.2020 N 14-2/ООГ-12933. Для начала работодатель обязан письменно уведомить всех своих сотрудников об изменениях в ТК РФ и о возможном переходе на ЭТК. Сделать это нужно до 31.10.2020.
Если работник заявит о переходе на электронную книжку, работодатель обязан в тот же день выдать ему на руки бумажную трудовую книжку. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. То есть о переходе сотрудника на электронный формат трудовой книжки. Далее информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, которые работодатель направляет в ПФР по форме СЗВ-ТД. Срок подачи в ПФР данной отчетности - не позднее 15 числа месяца, который идет за месяцем подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку.
Может ли работодатель самостоятельно перевести на электронную книжку сотрудника, который не определился с вариантом ее ведения?
Нет, не может. Заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки должно быть подано сотрудником до 31.12.2020. Если сотрудник до указанного срока так и не подаст работодателю соответствующего заявления, работодатель обязан будет продолжить ведение его бумажной трудовой книжки (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
Самостоятельно решить за работника, как именно вести его трудовую книжку, работодатель не может.
Как работники в случае перехода на электронные трудовые книжки смогут получить информацию о своей трудовой деятельности?
Сведения о трудовой деятельности в этом случае предоставляет работодатель. Для этого работодателями используется специальная форма СТД-Р, утв. приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н. В ней отражаются в том числе сведения о месте работы, переводах и об увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора. Данные сведения предоставляются по письменному заявлению работника, в котором указывается необходимая форма предоставления сведений (на бумаге или в электронном виде).
Срок предоставления сведений - не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении сотрудника - в день прекращения трудового договора. Но если работник не подавал заявления о переходе на электронную трудовую книжку, то эти сведения работодатель предоставлять ему не обязан.
Может ли работник, не заявивший о переходе на электронную трудовую книжку, получить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р?
Работодатель формирует информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде на каждого работника. В том числе и на тех, кто не подавал никакого заявления о выборе варианта ведения трудовой книжки или же и вовсе отказался от перехода на электронную книжку (ст. 66.1 ТК РФ).
При этом ТК РФ не обязывает работодателя предоставлять сотруднику СТД-Р в случаях, если он не подавал заявления о переходе на электронную трудовую книжку. То есть работодатель может отказать сотруднику, на которого ведется бумажная трудовая книжка, в выдаче этой справки. Нарушением трудовых прав сотрудника это считаться не будет. В то же самое время работник может получить сведения о трудовой деятельности в МФЦ, ПФР или через сайт Госуслуг (письмо Минтруда России от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465).
Вправе ли работник, выбравший электронный вариант ведения трудовой книжки, вернуться к бумажной книжке?
Нет, не вправе. Работнику, подавшему письменное заявление о переходе на электронную книжку, работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о переходе на ЭТК (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
Бумажную трудовую книжку работодатель перестает вести. Причем это касается как действующих, так и будущих работодателей сотрудника. Законодательство не предусматривает возможности возврата к бумажному варианту ведения трудовой книжки (письмо Минтруда России от 03.07.2020 N 14-2/ООГ-10180).
Вправе ли работник в 2021 году изменить форму ведения трудовой книжки и перейти на ее электронный вариант?
Да, законодательство предусматривает такую возможность. Если работник в 2020 году заявил о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, то он имеет право затем передумать и подать работодателю письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). Сделать это можно в любое время.
Отказаться от бумажной книжки работник будет вправе как в 2021 году, так и в последующие периоды.
Когда работникам, перешедшим на электронные трудовые книжки, необходимо выдать на руки бумажные книжки?
Работнику, подавшему письменное заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
В то же самое время законодательство не оговаривает точный момент, когда работодатель обязан передать сотруднику бумажную трудовую книжку.
Минтруд России в письме от 13.03.2020 N 14-2/В-260 сообщил, что трудовую книжку работнику, перешедшему на электронную книжку, необходимо выдать на руки в срок не позднее 3 рабочих дней после получения от работника соответствующего заявления. Однако позднее ведомство пересмотрело свою позицию, заявив, что бумажную трудовую книжку нужно выдать сотруднику в день подачи им заявления о переходе на электронную книжку (письмо от 12.08.2020 N 14-2/ООГ-12933).
Может ли новый работодатель отказать в ведении бумажной трудовой книжки?
Если работник изъявил желание продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе, то данное право работника должно соблюдаться всеми без исключения работодателями. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
Соответственно, новый работодатель не вправе отказать сотруднику в реализации этого права.
Подскажите, а 1С поддерживает работу с ЭТК? Где про это можно узнать?
В учетных решениях 1С поддерживается возможность учета сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде и формирование всей необходимой отчетности - формы СЗВ-ТД для представления в ПФР, формы СТД-Р для выдачи сотрудникам.
Представить СЗВ-ТД в ПФР можно с помощью сервиса 1С-Отчетность.
На что обратить внимание при подаче СЗВ-ТД в январе и феврале 2021 года
1. С 1 января 2021 года согласно п. 2.5.5 Порядка заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)", утвержденного постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п (далее - Порядок), в форме СЗВ-ТД в графе "Код выполняемой функции" (при наличии) должен будет указываться соответствующий код, состоящий из семи цифро-буквенных знаков в формате "ХХ.ХХХ-Х-Х", где:
- первые пять цифровых знаков, разделенные точкой - это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта) (пример 1);
Фрагмент документа: Раздел I Профессионального стандарта "Специалист по управлению персоналом", утвержденного приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н:
последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) - буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак - уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция (пример 2).
Фрагмент документ: Раздел II Профессионального стандарта "Специалист по управлению персоналом", утвержденного приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н:
|
| ||
|
| ||
|
|
Пример заполнения графы 5 ("Код выполняемой функции") на основании профстандарта "Специалист по управлению персоналом", утвержденного приказом Минтруда от 06.10.2015 N 691н:
|
|
|
| ||
Как следует из буквального толкования п. 2.5.5 Порядка, код выполняемой функции должен указываться в форме СЗВ-ТД только при его наличии. Минтруд в письме от 05.03.2020 N 14-0/10/В-1704 выразил мнение о том, что графа 5 подлежит заполнению с 1 января 2021 года работодателями, принявшими решение о применении профессиональных стандартов по должностям, занимаемым соответствующими застрахованными лицами (работниками). Таким образом, полагаем, что если работодатель в силу требований закона или по своему собственному решению не применяет тот или иной профессиональный стандарт, то при заполнении формы СЗВ-ТД код выполняемой функции указывать не нужно.
2. При отсутствии у работника случаев, указанных в п. 2.4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, сведения о трудовой деятельности на данного работника представляются не позднее 15 февраля 2021 года, причем в форму СЗВ-ТД включают сведения у данного работодателя по состоянию на 1 января 2020 года.
Таким образом, данный отчет будет содержать:
- сведения о заявлениях, поданных в январе 2021 года о выборе формы трудовой книжки;
- сведения о переводе работника на другую постоянную работу, если приказ о переводе издан в январе 2021 года;
- сведения по состоянию на 1 января 2020 года обо всех сотрудниках, у которых не было никаких кадровых мероприятий в 2020 году и они не подавали заявления о выборе формы трудовой книжки.
3. С 1 января 2021 года частью 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ предусмотрена ответственность за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности работников в ПФР в соответствии с Законом N 27-ФЗ. Ответственность за такое деяние будет установлена только для должностных лиц, указанных в ст. 2.4 КоАП РФ, за исключением граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в виде штрафа от 300 до 500 рублей.
4. К сведению: постановлением от 27.10.2020 N 769 ПФР утвердил новую форму сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД), а также порядок заполнения данных сведений.
В СЗВ-ТД появился раздел, в котором будут указываться сведения о работодателе, в отношении которого страхователь является правопреемником. Данный раздел заполняет правопреемник снятого с учета работодателя и при необходимости представляет (корректирует) сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, ранее представленные таким работодателем.
Кроме того, предусмотрены коды для отражения территориальных условий работы: Крайнего Севера (код РКС) и местности, приравненной к Крайнему Северу (код МКС).
Показатель "Код выполняемой функции" (кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей)) будет заполняться на основании данных по Общероссийскому классификатору занятий (ОК 010-2014 (МСКЗ-08)).
Код состоит из пяти цифровых знаков в формате "ХХХХ.Х", где:
- первые четыре знака - код наименования группы занятий в ОКЗ;
- пятый знак - контрольное число.
Данные изменения вступают в силу 1 июля 2021 года.