График отпусков
ГРАФИК ОТПУСКОВ1. Как составить и утвердить график отпусков?
2. Вносить ли сведения об отпусках внешних совместителей в график отпусков.
3. Как внести изменения (дополнения) в график отпусков.
Как предоставляется отпуск
Отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков, ежегодно утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Соответственно, график отпусков - это документ, определяющий порядок предоставления отпусков. В нем отражаются сведения о времени распре-деления оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
Данная обязанность не распространяется на работодателей - физических лиц. В силу ст. 305 ТК РФ вопрос о времени и порядке предоставления ежегодного отпуска может быть решен по соглашению с работником. Аналогичная позиция отражена в письме Роструда от 20.12.2011 N 3683-6-1. Вместе с тем ведомство полагает, что при большой численности работников работодателю - физическому лицу все же целесообразно составлять график отпусков.
График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодатель-ства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:
- заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ;
- при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;
- контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.
Если у работника накопились неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за ним сохраняется право их использовать. Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником (см. письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0).
Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может просить работодателя изменить даты отпуска. Для этого работник дол-жен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. В этом случае предоставление отпуска является правом, а не обязанностью работодателя. Как указал Санкт-Петербургский городской суд в Определении от 13.09.2010 N 33-12647/2010, волеизъявление работника, направленное на получение отпуска вне утвержденного графика, не порождает у работодателя обязанности предоставить такой отпуск. А работник, оставивший работу до получения согласия уполномоченного представителя работодателя и до издания приказа об отпуске, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за прогул.
С согласия работника время ухода в отпуск может быть изменено и по инициативе работодателя.
Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Обычно такие графики вывешиваются в подразделениях или объявляются работникам под роспись. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Работодателю следует вести журнал извещения работников о времени начала отпуска или же индивидуально под расписку из-вещать каждого конкретного работника. Это позволит избежать претензий со стороны работника и (или) проверяющих органов относительно времени начала отпуска.
В каких случаях отпуск предоставляется без учета очередности предоставления отпусков (в том числе авансом)
При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые работ-ники имеют право использовать отпуск в удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя, или в иные периоды, установленные нормативными правовыми актами РФ.
Обращаем внимание, что указанный в данной таблице перечень лиц, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время (в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя) или в иные установленные периоды, не исчерпывающий. Аналогичная гарантия может быть предусмотрена и для иных категорий работников другими нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, локальными нормативными актами работодателя.
Если работник имеет право на выбор, при составлении графика отпусков целесообразно предложить ему написать заявление о том, в какое время он хотел бы получить отпуск. При наличии такого заявления и учете пожелания работника при составлении графика изменить впоследствии время использования отпуска можно только по взаимному согласию сторон.
Если работодатель не соблюдает требование законодательства о предоставлении отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время либо нарушает утвержденный график отпусков, работники вправе обратиться за защитой в органы по рассмотрению трудовых споров - комиссию по трудовым спорам или суд, что следует из ст. ст. 382, 391 ТК РФ.
Нужно ли работнику писать заявление о предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска?
Согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск на основании графика отпусков, а не на основании заявления. То есть работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ), а работник не обязан предупреждать работодателя о своем уходе в отпуск.
Но в некоторых случаях оформление заявления обязательно, например при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска тем работникам, которые вправе получить его до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). В указанных случаях заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя.
Во всех остальных ситуациях достаточно только приказа.
Ситуация из практики. Можно ли указать в графике отпусков не дату начала отпуска, а планируемый месяц его предоставления?
Да, но это может повлечь сложности для работодателя.
Трудовой кодекс РФ не регламентирует, нужно ли указывать период или дату в графике отпусков.
В унифицированной форме N Т-7 для отметок о начале отпуска предусмотрены графы 6, 7 ("Дата запланированная/фактическая"). Вместе с тем согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) график отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам.
Изложенное позволяет сделать вывод о том, что указание в графике отпусков не конкретной даты, а месяца использования отпуска не противоречит действующему законодательству. Тем не менее составление такого графика отпусков нецелесообразно: его применение может повлечь дополнительные трудности для работодателя.
Так, если в графике указан только месяц использования отпуска, работодателю придется самостоятельно определять конкретную дату его начала, поскольку в силу ч. 3 ст. 123 ТК РФ работодатель обязан предупредить работника о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Кроме того, у проверяющих органов может возникнуть вопрос о правомерности предоставления отпуска, запланированного на конкретный месяц, если начало его приходится на последние дни этого месяца, а основная часть - на следующий месяц.
Если работодатель хочет проставить в графике отпусков планируемые месяцы вместо дат, рекомендуем:
- издать приказ о дополнении унифицированной формы N Т-7 реквизитом "Месяц запланированный", руководствуясь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20);
- не позднее чем за две недели до наступления календарного года утвердить график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ) по дополненной унифицированной форме;
- определить конкретную дату начала отпуска и предупредить о ней работника под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ);
- указать фактическую дату начала отпуска в соответствующей графе унифицированной формы N Т-7.
1. Как составить и утвердить график отпусков
График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Важно! График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Как правило, работодатель истребует у работников информацию о планируемых датах отпусков. На основании полученных сведений и составляется гра-фик. Он подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике.
Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать с ней (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).
Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работни-ками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.
Обратите внимание на то, что отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются, это следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), где сказано, что форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
В графике могут указываться отпуска внешних совместителей. Для этого нужно запросить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.
График отпусков оформляется следующим образом.
В графе 1 указывается наименование структурного подразделения.
В графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника со-гласно штатному расписанию.
В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.
В графе 3 указывается Ф.И.О. работника.
В графе 4 проставляется табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера.
В графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска.
В графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.
На момент утверждения графика графы 1 - 6 формы N Т-7 должны быть за-полнены.
В графе "Утверждаю" проставляется подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица. График отпусков утверждается на год. В графе "Номер документа" указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. График отпусков дол-жен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ не позднее чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года. Конкретную дату необходимо проставить в графе "Дата составления". Также должна быть заполнена графа "Мнение выборного профсоюзного органа", указаны дата (не позднее чем за две недели до наступления календарного года) и номер такого документа. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оп-латы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
2. Вносить ли сведения об отпусках внешних совместителей в график отпусков?
Законодательство не запрещает вносить в график отпусков сведения об отпуске внешнего совместителя.
Чтобы определить даты такого отпуска, можно попросить работника представить справку с основного места работы или выписку из графика отпусков, где будут указаны даты его запланированного отпуска.
Однако следует учитывать возможные риски, которые заключаются в том, что работодатель по совместительству не успеет утвердить график отпусков во-время из-за предоставления подтверждающих документов после окончания срока, предусмотренного ст. 123 ТК РФ. Это может произойти, если работода-тель по основному месту работы утвердит свой график в последний день предусмотренного срока.
Даже если сведения об отпуске включены в график отпусков, работодатель по совместительству должен помнить, что независимо от дат, указанных в графике, отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с от-пуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Иными словами, если работник-совместитель перенесет свой отпуск по основному месту работы на другой срок и представит об этом документ, то работодатель по совместительству не сможет отказать в его предоставлении на том основании, что в графике указана иная дата.
Если по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск должен быть предоставлен авансом. Если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника по совместительству меньше, чем продолжительность его отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника обязан предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 ТК РФ).
3. Как внести изменения (дополнения) в график отпусков
Изменения могут быть внесены в график отпусков в следующих случаях.
1. При переносе отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).
Корректирующие сведения нужно внести в графы 8 и 9 графика отпусков (формы N Т-7).
2. При отзыве работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
Поскольку в форме N Т-7 нет специальной графы для внесения сведений об отзыве, можно воспользоваться графой 10 "Примечание". В ней следует указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 - дату начала использования оставшейся части отпуска.
3. При приеме новых работников после утверждения графика отпусков.
Порядок внесения изменений в график отпусков для этой категории работников не установлен. В настоящее время на практике применяются два варианта отражения отпусков, каждый из которых не противоречит действующему законодательству.
Вариант 1. К действующему графику отпусков нужно оформить приложение по унифицированной форме N Т-7 и внести в него сведения об отпусках новых работников.
Приложение рекомендуем утвердить, предварительно согласовав с профсоюзом при его наличии в организации (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).
Вариант 2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), не вносят никакие изменения (дополнения).
При желании уйти в отпуск работнику необходимо направить работодателю заявление в произвольной форме. В случае достижения договоренности о дате начала отпуска работодатель издает приказ о предоставлении отпуска и составляет записку-расчет. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.
Рекомендуем принять локальный нормативный правовой акт, в котором будет установлен порядок внесения изменений в график отпусков.